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Assistent

Als Assistent wichtige Berufserfahrungen sammeln

Wer frisch von der Hochschule kommt, muss in der Regel erst einen Einstieg in die jeweilige Branche finden. Neben Praktika, Volontariatsstellen und Traineeprogrammen steht dabei eine Tätigkeit als Assistent zur Auswahl. So sammelst du wichtige Praxiserfahrung und öffnest die Türen für den beruflichen Aufstieg.

Warum Assistent werden?

Um nach dem Studium in einer Branche Fuß zu fassen, eignet sich eine Tätigkeit als Assistent hervorragend. Auf diese Weise kannst du wertvolle Berufserfahrungen sammeln, die für deinen weiteren beruflichen Werdegang von Vorteil ist. Zudem lernst du ein Unternehmen kennen und kannst zeigen, was in dir steckt. Nicht selten ebnet dir eine Stelle als Assistent den Weg nach oben. Wer seine Arbeit gut macht, kann nach einigen Jahren befördert werden und verantwortungsvollere Aufgaben im Unternehmen übernehmen.

Wie wird man Assistent?

Hinter einer Tätigkeit als Assistent verbirgt sich mehr Verantwortung, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Deswegen wählen Unternehmen ihre Assistenten mit Bedacht aus.

Zunächst erfolgt in der Regel eine interne Ausschreibung. Das bedeutet, dass sich zunächst Mitarbeiter des Unternehmens für die Stelle als Assistent bewerben können. Das Stellenangebot wird nicht in Zeitungen veröffentlicht oder an Personalagenturen weiter gegeben. Dies hat für das Unternehmen den Vorteil, dass der Mitarbeiter schon bekannt ist. So kann besser eingeschätzt werden, ob er für eine Tätigkeit als Assistent geeignet ist. Zudem werden so Zeit und Kosten für ein aufwändiges Bewerbungsverfahren gespart.

In einigen Fällen, beispielsweise wenn die interne Ausschreibung ohne Erfolg verlief, wird das Stellenangebot extern veröffentlicht. Jeder kann sich nun bewerben, um als Assistent eingestellt zu werden. Von enormem Vorteil ist es, wenn man das jeweilige Unternehmen bereits kennt. Dies kann beispielsweise in Form eines Praktikums oder einer Aushilfsstelle geschehen. Dies ebnet den Weg für einen erfolgreichen Berufseinstieg.

Welche Voraussetzungen musst du erfüllen?

Um als Assistent eingestellt zu werden, sind einige Kenntnisse unerlässlich. Du solltest in der Lage sein, mit der gängigen Bürosoftware zu arbeiten. Dabei handelt es sich in der Regel um ein Textverarbeitungs-, ein Tabellenkalkulations- sowie ein E-Mail-Programm. Grundkenntnisse in diesen Bereichen sind für den Büroalltag unbedingt notwendig.

Je nach Größe und Branche des Unternehmens werden darüber hinaus Fremdsprachenkenntnisse verlangt, um eine Tätigkeit als Assistent ausüben zu können. Zumindest die englische Sprache solltest du flüssig in Wort und Schrift beherrschen, um zum Beispiel internationale Korrespondenz abzuwickeln.

Organisationstalent, ein gutes Zeitmanagement und Souveränität sind gefragt, um selbst in stressigen Zeiten einen kühlen Kopf zu bewahren.

Was sind deine Aufgaben als Assistent?

Ein Assistent ist ein Multitalent und erfüllt Aufgaben verschiedenster Bereiche. Allerdings können diese je nach Branche des Unternehmens und deinem Vorgesetzten stark variieren.

Ein Assistent ist die rechte Hand des Vorgesetzten. Dabei kann es sich beispielsweise um den Leiter einer größeren Abteilung, die Geschäftsführung oder gar ein Vorstandsmitglied handeln. Als Assistent ist es deine Aufgabe, diese Person zu unterstützen und zu entlasten. Dazu verwaltest du beispielsweise die Termine; du vereinbarst diese, verschiebst sie nach Bedarf, sagst Verabredungen ab und kümmerst dich um deren Einhaltung.

Als eine Art Filter dient der Assistent, der stets entscheiden muss, ob eine Anfrage, ein Besucher oder ein Termin Aufschub dulden kann oder sofort der Aufmerksamkeit des Vorgesetzten bedarf. Zudem bearbeitest du die eingehende Post; du bearbeitest sie nach Dringlichkeit, sortierst vor und aus. Weiterhin ist die Organisation, Vor- und Nachbereitung von Reisen ein Tätigkeitsbereich eines Assistenten. Dazu gehört es, Flüge und Hotels zu buchen, Termine vor Ort zu vereinbaren und die Reisekostenabrechnung abzuwickeln. Wichtige Sitzungen, Präsentationen und Konferenzen müssen vorbereitet werden. Dazu kann es in deinen Aufgabenbereich fallen, die notwendigen Reden oder Präsentationen vorzubereiten oder zumindest zu überarbeiten. Darüber hinaus verwaltet und organisiert ein Assistent die Dokumente, die im Büroalltag anfallen.

Dies sind nur einige Beispiele für Aufgabenbereiche, die ein Assistent übernimmt. Generell kann man sagen, dass Organisation, Verwaltung sowie Vor- und Nachbereitung die Tätigkeitsfelder eines Assistenten bestimmen.

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